Девет стъпки на ефективното годишно приключване (част първа)

Девет стъпки на ефективното годишно приключване - първа част




Цитат
Девет стъпки:
- Определяне на задачите на годишното счетоводно приключване
- Инвентаризации на активи и пасиви
- Отграничаване на периода на покупки и продажби
- Преразглеждане на приблизителните счетоводни оценки и оценки по справедлива стойност
- Преглед за обезценка на активи
- Оценка на приложимостта и уместността на принципа-предположение за действащо предприятие
- Преглед на събитията след отчетната дата
- Представяне на финансови отчети – класификация на активи и пасиви и специфични оповестявания
- Най-добри практики при изготвяне на годишен финансов отчет

С наближаването на края на календарната година финансово-счетоводните екипи на предприятията се изправят пред допълнителни задачи и отговорности, свързани с годишното счетоводно приключване. За някои от тях този процес е свързан с дълги часове, прекарани на работното място, докато за други това в голяма степен представлява поредният цикъл от регулярно приключване на месечна или тримесечна база.

Но какво всъщност представлява процесът по годишно счетоводно приключване и кои са основните му задачи? Защо той е от изключително значение както за самите дружества, така и за потребителите на финансова информация (собственици/акционери, инвеститори, кредитори, регулаторни органи)? Кои са добрите практики, които могат да помогнат за по-ефективната организацияна процеса по годишно счетоводно приключване? Как да избегнем неприятните изненади в последния момент и дългите часове,прекарани в офиса, за да приключим с годишния финансов отчет? Ще се опитаме да потърсим отговорите на тези въпроси в поредица от статии на тема ефективното годишно счетоводно приключване.

Какви са задачите на годишното счетоводно приключване?

Крайната цел на този процес е да се изготви годишен финансов отчет (ГФО), който е достоверно представен съобразно приложимата финансова рамка (МСФО, НСФОМСП). Тази крайна цел поставя няколко ключови задачи пред процеса на годишното счетоводно приключване, а именно:

- да осигури отчитането само на съществуващи активи и пасиви и реални транзакции за отчетния период правилната оценка на активите и пасивите към отчетната дата, в т.ч. разумност и неутралност на приблизителни счетоводни оценки осигуряване на пълнота на отчетените транзакции (липса на съществени пропуски и признаване в правилния период) правилната класификация и представяне в ГФО.

В изложението по-долу ще се спрем на основните стъпки, които всяко предприятие следва да извърши в хода на годишното счетоводно приключване, за да осигури съществуване и пълнота на отчетените обекти.

Инвентаризация на активи и пасиви

Провеждането на инвентаризация на активите и пасивите на отчитащото предприятие е много съществена процедура, позволяваща да се потвърди, че активите и пасивите, които са записани в счетоводните книги, наистина съществуват към отчетната дата. На инвентаризации подлежат активи като дълготрайни материални активи, материални запаси, вземания от контрагенти, парични средства, както и пасиви като задължения към търговски предприятия и задължения по заеми.

Съгласно изискванията на Закона за счетоводството инвентаризации трябва да бъдат провеждани през всеки отчетен период, но датата и честотата на тези процедури зависят от спецификата на дейността и регулярността на изготвянето на финансовия отчет. Датата на инвентаризацията следва да бъде определена съгласно спецификата на активите и пасивите, тяхната обращаемост, обем и наличие на ресурси в отчитащото се предприятие. За някои предприятия подобни проверки на активите се извършват на месечна или тримесечна база, т.е. така наречените циклични инвентаризации.

Цикличните инвентаризации са предпочитани в много сектори (например фармация, търговия на дребно, различни видове производства), тъй като те не възпрепятстват другите процеси в дружеството и не отнемат голяма част от човешкия ресурс на дружеството за определен период от време. Аналогичен подход би могъл да се следва и по отношение на инвентаризацията на вземанията и задълженията, т.е. изпращане на писма за потвърждения към контрагентите на регулярна база.

За да изпълни основната си цел, инвентаризацията следва да бъде подходящо организирана, проведена и резултатите от нея – документирани. Добрите практики в това отношение са свързани с

- изготвянето на инструкции за провеждане на инвентаризацията (в това число заповед за провеждане, инструкция за идентифициране на активи в лошо техническо състояние и неизползваеми такива, инструкция за извършване на преглед на оставащите полезни животи на дълготрайните активи съобразно техническото им състояние и степента им на изхабяване) - определяне на членовете на комисиите при спазване на принципа за разделение на отговорностите (например включването на специалисти с контролни функции, различни от тези, имащи отговорност за обектите на инвентаризация) - определяне на периода и метода на броене.

Последната стъпка от инвентаризацията е извършването и документирането на равнението между данните по счетоводните регистри и тези от протоколите от инвентаризациите/получените потвърждения от контрагентите. При провеждането на инвентаризации на дати, различни от отчетната, е препоръчително да се направи анализ на количествените движения на артикулите/разчетните сметки от датата на проверката към отчетната дата.

Всички съществени изменения (добавяне на нови артикули, съществено увеличение/намаление на количеството от даден артикул) трябва да бъдат обяснени и документирани. Резултатите от това равнение трябва да бъдат анализирани подробно и да се предприемат необходимите действия преди отразяването им в счетоводните регистри (повторно броене/потвърждение с контрагента, компенсиране на липси и излишъци, идентифициране на залежали активи и др.).

Отграничаване  на периода на покупки и продажби

Важна стъпка в процеса на годишното счетоводно приключване е процедурата по отграничаването на периода, т.е. включването както на всички покупки и продажби, извършени през отчетния период, така и само на такива покупки и продажби, които са се случили през отчетния период.

За регулярни разходи и приходи, като например наеми, комуникации, комунални услуги, отграничаването на периода означава преглед, че всички транзакции са начислени за периода, за които се отнасят, независимо от плащането/постъплението и фактурирането. При покупка или продажба на материалните запаси водещ принцип при отграничаването на периода е установяване на момента, в които се прехвърлят съществените рискове и ползи от собствеността върху запасите. Това е свързано с анализ на специфичните договорености с контрагентите.

Обикновено тези клаузи следват международно признатите условия за доставка Incoterms. Включването на такива условия в договорите и/или във фактурите от/към контрагентите може да повлияе при отграничаването на периода. Например при условия на доставка EX Works (EXW) рисковете и изгодите върху стоките се прехвърлят на купувача, в момента, в който стоките напуснат склада на доставчика, т.е. това е моментът, в който доставчикът трябва да признае приход, а купувачът да признае покупката, като отчете стоки на път. Моментът на признаване на покупките и продажбите би бил различен при условия на доставка Deliver Duty Paid (DDP), когато рисковете върху стоките се прехвърлят, когато стоките пристигнат в склада на купувача.

Основните стъпки, които могат да бъдат следвани, за да се извърши процедурата по отграничаване на периода, са:

- преглед на покупки/продажби през последните месеци на текущия отчетен период - преглед на покупки/продажби през първите месеци на следващият отчетен период - регулярните разходи (например разходите за наем, месечните абонаменти, др.) следва да се начисляват съгласно сключените договори, като при извършване на аналитичен месечен преглед може да се осигури тяхната пълнота.

-----
Боряна Тодорова е мениджър на "Ърнст и Янг Одит" ООД
Източник: http://www.capital.bg/biznes/vunshni_analizi/2012/12/18/1988512_devet_stupki_na_efektivnoto_godishno_prikljuchvane_-/