Промени в Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина

Промени в Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина .

С параграф 1 на Постановление № 169 от 02.08.2012 г. за изменение и допълнение на нормативни актове на Министерcкия съвет са извършени изменения и допълнения в Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина (наричана за краткост „наредбата“).

Промените са обнародвани в „Държавен вестник“, бр. 61 от 10.08.2012 г. и с тях се разширява обхватът на видовете разходи, които се отчитат за заседанията на работните органи на Съвета на Европейския съюз, и съответно се възстановяват от Брюксел.

Извършените изменения засягат най-вече раздел VІ от наредбата „Централизирано отчитане на разходите за участие в заседанията на работните органи на Съвета на Европейския съюз“, в който е определен редът за централизирано отчитане на разходите за участие на представители на българските ведомства в заседания на работните органи на Съвета на Европейския съюз (работните органи на Съвета). В съответствие с измененото съдържание на раздела, е променено и заглавието му, където думите „пътните разходи“ са заменени с по-широкото понятие „разходите“.

Поради динамиката на уредбата на европейско ниво, е възприет нов подход на позоваване на съответното решение на генералния секретар на Съвета/Върховен представител за Общата външна политика и политика на сигурност относно възстановяване на пътни разходи за делегати на членовете на Съвета. Навсякъде в текста на наредбата вместо посочване на конкретното решение, индивидуализирано с номер и година, е записано съгласно действащото решение на генералния секретар.

Настоящите промени са извършени съгласно влязлото в сила Решение 32/2011 на генералния секретар на Съвета/Върховен представител за Общата външна политика и политика за сигурност, с което се разширява обхватът на възстановяваните средства. Досега това бяха само пътните разходи. Съгласно извършените промени за оправдани вече се считат и допълнителни разходи, дължащи се на неподходящи разписания за полети. Такива са средствата за настаняване в хотел, ограничени най-много до две нощувки в населеното място, където се провежда заседанието.

Съгласно новата ал. 3 на чл. 41 от наредбата, освен пътните разходи, в изрично упоменати случаи, при условията и в рамките на лимитите, установени в правилата за прилагането на действащото решение на генералния секретар, на възстановяване подлежат и направените разходи за до две нощувки.

В случай че са направени такива разходи, наред с останалите документи, с които командировката се отчита пред координиращия служител на съответното ведомство в 5-дневен срок след приключването й (съгласно чл. 45 от наредбата), командированото лице е длъжно да представи и копие от разходооправдателен документ за направени разходи за нощувки за случаите по чл. 41, ал. 3 на името на съответния командирован служител, удостоверяващ стойността на нощувката (нощувките) в левове или в чужда валута. Копието следва да е заверено от звеното за финансово-стопански дейности с подпис и печат на съответното ведомство, от където е командированото лице - чл. 45, т. 6 от наредбата.

В случаи на командировка командированото лице трябва да представи следните документи:

1. декларация за направените пътни разходи съгласно Приложение № 4 към наредбата, съдържаща 12 графи, в които се посочват следните данни: първият ден на заседанието, името на упълномощения представител, ведомството, мястото на заминаване, кодът и наименованието на заседанието, мястото на провеждането му, пътните и квартирни разходи в лева, както и общият размер на разходите, като може да се извърши и допълнително отбелязване под формата на забележка;
2. копие на поканата - прави впечатление, че с последните изменения от т. 2 на чл. 45 от наредбата отпадна и изискването да се представя програмата на дневния ред на заседанието, но от друга страна, тя е посочена като алтернатива на програмата в новото Приложение № 4а към наредбата;
3. копия от самолетните билети и бордните карти за осъществените пътувания във връзка с участие в заседания на работните органи на Съвета, заверени от звеното за финансово-стопански дейности с подпис и печат на съответното ведомство, откъдето е командированото лице. Обръщаме внимание, че се признават директни и комбинирани полети от София до мястото на провеждане на заседанието и обратно;
4. копия на протоколите и фактурите за закупуване на самолетните билети на името на съответното ведомство, удостоверяващи стойността на билетите в левове и в чужда валута, заверени от звеното за финансово-стопански дейности с подпис и печат на съответното ведомство, откъдето е командированото лице;
5. копие от списъка на участниците в съответното заседание на работните органи на Съвета, разходите за което подлежат на възстановяване от Европейския съюз, с отбелязано присъствие на командированите лица, който списък се предоставя от организаторите на съответното заседание;
6. за случаите по чл. 41, ал. 3 от наредбата - копие от разходооправдателен документ за направени разходи за нощувки на името на съответния командирован служител, удостоверяващ стойността на нощувката/нощувките в левове или в чужда валута, заверено от звеното за финансово-стопански дейности с подпис и печат на съответното ведомство, от където е командированото лице.

Остава задължението по чл. 47 от наредбата на координиращия служител на съответното ведомство до 10-о число на всеки месец да предоставя в Дирекция „Икономическа и финансова политика“ на Министерството на финансите по официален път обобщената информация за направените разходи през изминалия месец с декларация съгласно Приложение № 4 и заверено копие на отчетните документи.
С последните изменения на наредбата е въведен и още един документ, който ежемесечно трябва да придружава обобщената информация за направените разходи - контролен лист за наличните документи съгласно Приложение № 4а, в който са изброени всички съответни отчетни документи, заверени копия от които се предоставят, с полета за отбелязване на наличието им:

1. Покана/дневен ред на заседанието.
2. Заповед за командировка.
3. Разходооправдателен документ за покупка на самолетен билет.
4. Самолетен билет.
5. Протокол за покупка на самолетен билет.
6. Бордни карти.
7. Присъствен лист от заседанието.
8. Разходооправдателен документ за нощувка.

Ина АХМЕДОВА, юрист
ИК "Труд и право"